1. Champ d'application
La présente politique de confidentialité décrit comment Arpana (« nous ») traite les données personnelles des visiteurs du site arpana-edu.ch, des personnes qui nous contactent, des candidat·e·s tuteur·rice·s, ainsi que des parents, élèves et tuteur·rice·s qui utilisent notre espace client, notre espace tuteur ou notre espace administrateur (« le Portail »). Elle est établie conformément à la loi fédérale sur la protection des données révisée (LPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, et à son ordonnance d'exécution (OPDo).
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement au sens de la LPD est Arpana. Les coordonnées complètes de l'entité (raison sociale, siège, forme juridique) figurent dans nos mentions légales. Pour toute question relative à vos données personnelles, écrivez-nous à contact@arpana-edu.ch.
3. Quelles données nous collectons, et pourquoi
Formulaire de contact
Lorsque vous remplissez le formulaire de contact du site, nous collectons votre nom, le mode de contact que vous choisissez (téléphone ou e-mail) ainsi que la coordonnée correspondante, et le message que vous nous adressez. Ces données sont utilisées exclusivement pour répondre à votre demande.
Candidature tuteur·rice (« Devenir tuteur »)
Si vous postulez pour devenir tuteur·rice, nous collectons votre prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, niveau de formation ou de fin d'études, vos disponibilités, le nombre d'heures souhaité par semaine, ainsi que toute information complémentaire que vous choisissez de nous transmettre. Ces données servent à évaluer votre candidature et, en cas d'engagement, à créer votre compte tuteur.
Comptes du Portail (parents, tuteur·rice·s, administration)
La création d'un compte sur le Portail (réservée aux familles suivies et aux tuteur·rice·s engagé·e·s, sur invitation) implique la collecte de votre nom complet, adresse e-mail et numéro de téléphone et, pour les tuteur·rice·s, de votre adresse postale et de votre date de naissance. Ces données sont nécessaires à la gestion administrative du compte, à la planification des séances et, le cas échéant, à la facturation.
Données concernant les enfants suivis
Dans le cadre du suivi pédagogique, nous traitons des données concernant les enfants inscrits par leurs parents : prénom, nom, niveau scolaire, matières suivies, présence aux séances, notes scolaires et comptes-rendus (« débriefings ») rédigés par les tuteur·rice·s après chaque séance. Ces données concernent des mineur·e·s : elles ne sont accessibles qu'aux parents titulaires du compte, aux tuteur·rice·s en charge de l'enfant concerné, aux directeur·rice·s de structure d'Arpana et à l'administration d'Arpana, et ne sont utilisées qu'à des fins de suivi pédagogique. Les directeur·rice·s de structure sont les membres de notre équipe qui organisent les séances au quotidien ; pour pouvoir remplacer un·e collègue ou réorganiser un planning, ils et elles ont accès aux dossiers de tous les élèves suivis par Arpana, quel que soit le lieu où l'enfant est suivi.
Bibliothèque connectée (sessions en direct)
Notre service « Bibliothèque connectée » permet à un·e élève suivi·e chez Arpana de rejoindre une session de travail encadrée en direct par un·e tuteur·rice. Ce service repose techniquement sur Google Meet : un espace de visioconférence est créé à la demande pour chaque session. Le Portail enregistre l'ouverture de chaque session ainsi que la participation des élèves qui l'ont rejointe (l'élève concerné·e et son heure d'arrivée) ; cette information est accessible à l'administration, à l'ensemble des tuteur·rice·s d'Arpana (et non uniquement à la personne qui anime la session, afin que tout·e tuteur·rice puisse prendre le relais) ainsi qu'à la personne à qui la gestion d'une session a été confiée, par exemple un·e directeur·rice de structure, pour cette session. Le contenu de l'échange en visioconférence lui-même n'est ni enregistré ni conservé par Arpana.
Paiements
Les paiements (facturation des séances) sont traités par Stripe, notre prestataire de paiement. Arpana ne stocke à aucun moment vos coordonnées de carte bancaire : ces données sont saisies directement sur l'interface sécurisée de Stripe (Stripe Checkout).
Navigation et mesure d'audience
Nous utilisons Vercel Analytics, uniquement en production, pour mesurer la fréquentation du site de façon agrégée. Cet outil ne dépose pas de cookie et ne permet pas de vous identifier individuellement.
Cookies techniques
La connexion au Portail (espace client, espace tuteur, espace administrateur) repose sur un cookie de session strictement nécessaire au fonctionnement du service (maintenir votre connexion), déposé par notre hébergeur Supabase. Ce cookie n'est pas utilisé à des fins publicitaires et ne nécessite pas de consentement préalable.
Protection anti-robots (Cloudflare Turnstile)
Le formulaire de contact, le formulaire de candidature tuteur·rice et la page de connexion au Portail utilisent Cloudflare Turnstile, un service qui distingue les visiteur·euse·s humain·e·s des robots en analysant des signaux techniques liés à votre navigateur et à votre appareil. Il ne s'agit pas d'un cookie publicitaire ou de suivi : cet outil sert exclusivement à limiter les soumissions automatisées et abusives, et ne nécessite pas de consentement préalable.
4. À qui vos données sont-elles transmises ?
Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles. Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent des données pour notre compte, dans la limite nécessaire à la fourniture de leurs services respectifs :
- Supabase : hébergement de notre base de données et gestion des comptes (authentification) du Portail.
- Stripe : traitement des paiements en ligne.
- Resend : envoi de nos e-mails transactionnels (confirmations, notifications, réinitialisation de mot de passe, invitations).
- Vercel : hébergement du site et de l'application, mesure d'audience anonymisée.
- Google (Google Meet / Google Workspace) : création des espaces de visioconférence pour la Bibliothèque connectée.
- Cloudflare : protection anti-robots (Turnstile) sur le formulaire de contact, le formulaire de candidature et la page de connexion.
- HubSpot : gestion de la relation avec les personnes ayant rempli le formulaire de contact ou une candidature tuteur·rice (suivi commercial de ces demandes).
Nous pouvons également être amenés à transmettre des données aux autorités compétentes lorsque la loi nous y oblige.
5. Transferts de données à l'étranger
Certains des prestataires mentionnés ci-dessus (notamment Stripe, Resend, Vercel, Google et Cloudflare) sont établis, ou traitent des données, en dehors de la Suisse, y compris aux États-Unis. Lorsque des données personnelles sont transférées vers un pays ne disposant pas d'une législation reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat, nous veillons à ce que ce transfert repose sur des garanties appropriées (notamment des clauses contractuelles types reconnues), conformément aux art. 16 et 17 LPD.
6. Durée de conservation
Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, notamment pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant les délais de prescription et de conservation légaux applicables (notamment en matière comptable).
Les demandes de contact et les candidatures tuteur·rice qui n'ont pas abouti à la création d'un compte sur le Portail sont anonymisées 24 mois après leur réception, quel que soit leur état de traitement : nom, coordonnées, message et notes internes sont effacés. Chez HubSpot, l'affaire créée pour la demande est vidée de son contenu puis supprimée ; HubSpot la garde encore 90 jours dans sa corbeille avant de l'effacer définitivement. Pour une demande reçue à partir du 30 septembre 2026, la fiche contact HubSpot que nous avons créée à cette occasion est supprimée elle aussi, sauf si elle sert encore à une autre demande en cours ou si elle correspond à une personne qui a un compte sur le Portail. Si la fiche contact existait déjà dans HubSpot avant votre demande, ou si votre demande nous est parvenue avant le 30 septembre 2026 (nous ne savons alors pas qui a créé la fiche), nous ne la supprimons pas automatiquement : nous la détachons de votre demande et en retirons les champs propres à Arpana (source et produit de la demande), mais vos nom, adresse e-mail et numéro de téléphone peuvent y figurer encore. Vous pouvez nous demander de supprimer cette fiche (voir section 7) : nous le faisons alors manuellement dans HubSpot. Si HubSpot est momentanément indisponible, la suppression est retentée automatiquement. Vous pouvez demander l'effacement anticipé de votre demande à tout moment (voir section 7).
L'historique technique des e-mails que nous vous envoyons (destinataire, type de message, date et statut d'envoi) est conservé 24 mois, puis supprimé.
Les pièces comptables liées à votre compte (factures, paiements reçus, remboursements, crédit famille et écritures des relevés bancaires qui s'y rapportent) sont conservées 10 ans, comme l'exige le droit comptable (art. 958f CO), y compris si vous demandez la suppression de votre compte. Dans ce cas, elles sont anonymisées : elles ne sont plus rattachées à votre compte, les noms de vos enfants sont remplacés par « Élève anonymisé », les notes saisies par l'administration sont effacées, et le nom, l'IBAN et la communication du donneur d'ordre sont effacés des écritures bancaires rattachées à votre compte. Une écriture bancaire qui n'a jamais été rattachée à votre compte (virement non identifié, écarté ou encore à traiter) garde ces informations pendant le même délai. Les montants, les dates et les numéros de facture sont conservés. La suppression d'un compte n'est possible qu'une fois toutes ses factures réglées ou annulées et son crédit remboursé ou utilisé.
7. Vos droits
Conformément aux art. 25 ss. LPD, vous disposez d'un droit d'accès à vos données, de rectification, d'effacement et de limitation du traitement, ainsi que d'un droit à la portabilité de vos données lorsque les conditions légales sont remplies. Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous écrivant à contact@arpana-edu.ch. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch).
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification : chiffrement des communications (HTTPS) et contrôle d'accès strict par rôle au sein du Portail (parent, tuteur·rice, direction de structure, administration).
9. Modifications de la présente politique
Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité, notamment pour refléter l'évolution de nos services ou de la législation applicable. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de dernière mise à jour.
10. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles, contactez-nous à contact@arpana-edu.ch.